For gruppene

Gruppeorganisering

I henhold til Sagene IFs lov § 12 (2) pkt. a skal gruppestyret bestå av minst 3 medlemmer, og begge kjønn skal være representert (jfr. § 4).
Gruppestyret foreslår selv sin organisering og legger det fram for årsmøtet/styret for godkjenning.
Gruppestyret eller representanter for grupper kan ikke inngå avtaler eller på annen måte forplikte idrettslaget, uten etter fullmakt fra styret eller årsmøtet.


Gruppene skal:

  1. Organisere og administrere egen idrett
  2. Foreslå egne treningsavgifter for årsmøtet, eventuelt fastsette disse innenfor rammen av fullmakt gitt av årsmøtet eller styret.
  3. Følge opp at egne utøvere betaler og holde liste over disse oppdatert i klubbens medlemsregister.
  4. Levere planer og budsjett til styret samt følge opp regnskapsrapporter.
  5. Rekruttere, oppnevne, lede og følge opp lagledere, trenere, utvalg etc. som man trenger for egen drift.
  6. Dekke de vaktene man får tildelt av styret på faste dugnader (kiosk, hall, konserter etc.).
  7. Representere Sagene IF i egen særkrets og eget særforbund, etter avtale med og oppnevnelse i styret.
  8. Føre protokoll fra gruppestyremøter og medlemsmøter samt distribuere disse til styret og egen gruppe.
  9. Rapportere til, og holde kontakt med styret, via daglig leder i Sagene IF.

Møter i gruppestyret

Alle møter i gruppestyrene skal gjennomføres i klubbens møtesystem Orgbrain: 

  • Gruppeleder får invitasjon til sin @sageneif.com epost til å logge seg inn i Orgbrain. 
  • Gruppeleder er administrator for gruppa i Orgbrain, og legger til de øvrige medlemmene i gruppestyret. 
  • Alle logger inn herfra: https://apps.orgbrain.ai/ 
  • En kan selv velge innloggingsmetode (Bankid, idrettens ID, Vipps...). 
  • Det ligger introduksjonsvideoer inne i Orgbrain. 

Google workplace (epost, arkiv, kalendere mm)

Sagene IF bruker Google Workplace:

  • Alle gruppeledere egen konto (feks lederfotball@sageneif.com) som går i arv fra gammel til ny gruppeleder.
  • Gruppeleder kan velge å dele innloggingen til denne kontoen med de øvrige medlemmene i gruppestyret.
  • Denne kontoen er gruppas offisielle kontaktpunkt og all info fra overordnede organisasjonsledd (idrettskrets, særkrets) sendes hit. 
  • Kontoen inneholder skylagring (Disk) der alle gruppas dokumenter skal lagres og deles. 
  • Kontoen inneholder også alle kalendere som er relevnt for gruppa, og her kan gruppelder booke tid på  baner, saler og møterom. 
  • Kontoen har også "et rom" (chat og oppslagstavle) der en kan snakke med og dele ting med de øvrige gruppelderne i Sagene IF. 
  • Det kan opprettes kontoer til øvrige roller i gruppestyret, gruppeleder må da gi beskjed til daglig leder. 
  • En Google workplace konto inneholder blandt annet: 
    • Epost (@sageneif.com)
    • Chat og Rom
    • Skylagring (google Disk) 
    • Kalendere (google kalender)
    • Dokumenter og regneark (google dokumenter og google regneark)
    • Digitale møter (google Meet)
    • Skjemabygger (Google skjema)
    • AI (Google Gemini)

Google ROM 
I Google Chat er "Rom" en gruppe-funksjon hvor flere brukere kan kommunisere og samarbeide på et felles tema, prosjekt eller interesse. Du kan dele filer, tildele oppgaver, poste på tavla, gjennomgå meldingsloggen, og ha digitale møter i et rom. Vi har opprettet et Rom som heter "Gruppeldere i Sagene IF". Hensikten med rommet er å kunne stille spørsmål og dele erfaringer mellom gruppene. Du finner rommet (Sagene IF gruppeledere) under Chat i din google epost. Øvrige medlemmer i gruppestyrene kan også legges til, gi da beskjed til daglig leder (administrator). Ansatte i administrasjonen legges til ved behov. Du kan sende epost som publiseres i rommet, da bruker du denne epostadressen: Sagene-IF-gruppeledere@sageneif.com. Du kan selv velge innstillinger for hvordan du varsles om meldinger og nye oppslag i gruppa. Du kan også selv opprette egne Rom for interne prosjekter i din gruppe. 

 

Tilgang til workplace: 

  • Daglig leder gir tilgang til gruppeleder som mottat en invitasjon til sin priavate epost om å logge seg inn. 
  • Om gruppa ønsker flere kontoer, så må gruppelder ta kontakt med daglig leder. 
  • For å gå tilgang til kontoen på telefonen, så må hver enkelt Google app lastes ned (gmail, Disk, kalender, osv). 

Opplæring: 

Medlemshåndtering

Sagene IF bruker idrettens løsninger for medlemsadministrasjon; Min Idrett og Klubbadmin. Dette er et elektronisk medlemssystem integrert med idrettens nasjonale medlemsdatabase som er matchet mot folkeregisteret. For våre medlemmer betyr det at de de selv kan administrere sitt medlemskap og sine fakturaer i Min idrett. For klubben betyr det at vi kan administrere, fakturere og kommunisere med alle våre medlemmer i Klubbadmin, og slipper å vedlikeholde flere registre. 

 

Gruppene i Sagene IF har ansvar for at medlemslistene i Klubbadmin er riktige og oppdaterte for sin idrett. Det anbefales derfor at det er en medlemsansvarlig i gruppestyret som får tilgang til alle gruppas medlemmer i Klubbadmin. Det anbefales også at det er en medlemsansvarlig for hvert lag/gruppe som får tilgang til sitt lag/gruppe i Klubbadmin.I Klubbadmin kan medlemsansvarlige se personalia på medlemmer, behandle meldinger om inn-og utmeldinger, se status på medlems-og treningsavgifter, sende epost og sms til en eller flere medlemmer. 

 

I administrasjonen er dete daglig leder og administrasjonsassistent som har ansvar for medlemshåndtering og fakturering/innkreving av medlems-og trenignsavgifter. De håndterer innmeldinger, utmeldinger og spørsmål om fakturaering via epostadresse medlem@sageneif.com. 

Husk at alle utmeldinger på gjøres skriftlig, enten ved at medlemmet selv melder seg ut via Min idrett eller ved at de sender en epost til medlem@sageneif.com. 

 

Tilgang til Klubbadmin: 

  • For å få tilgang til Klubbadmin, så må du være medlem i Sagene IF. 
  • Daglig leder legger til gruppeleder. 
  • Gruppelder gir beskjed til daglig leder om det er flere som skal ha tilgang og til hva.
  • Gruppeleder gir osgå beskjed til daglig leder om det er noen som har hatt tilgang som ikke skal ha denne tilgangen lengre. 

Innlogging: 

Du logger deg inn herfra; https://ka.nif.no/

Du bruker idrettens ID for å logge deg inn. 

 

Support: 

Medlemmer som trenger hjelp med Min idrett skal henvises til NIF digital support: https://www.idrettsforbundet.no/digital/support/

Du finner mer info om Klubbadmn her: https://www.idrettsforbundet.no/digital/klubbadmin/

Økonomistyring

Du finner info om Sagene IFs økonomi og økonomirutiner her.

 

Onestop reporting: 

  • Sagene IF bruker Onestop reporting til rapportering og budsjettering. 
  • Her du løpende regnskap mot budsjett for din gruppe, du kan klikke deg helt ned på bilagsnivå. 
  • Her legger også alle gruppene inn sitt budsjett og kan også revidere det. 
  • Alle gruppeledere har tilgang til Onestop og kan dele denne tilgangen med hele sitt gruppestyre: 
    • Du logger inn herfra: https://portal.onestopreporting.com/sign-in
    • Ditt brukernavn er din sageneif.com adresse (eks lederfotball@sageneif.com). 
    • Passordet har din forgjenger satt selv, trykk på "glemt pasord" om du ikke har dette. 

Avtaler 

Gruppene i Sagene IF kan ikke forplikte Sagene IF økonomisk overfor tredjepart. 

I praksis betyr dette at daglig leder skal/må signere på alle avtaler (sponsoravtaler, leverandøravtaler, arbeidsavtaler). 

Gruppeleder/gruppene kan imildiertid forhandle fram forslag til avtaler og legge disse fram for daglig leder for signering/godkjenning. 

 

Penneo: 

  • Sagene IF bruker Penneo til digital signering og avtalearkiv. 
  • Alle gruppene kan få tilgang til å sende ut avtaler til signering (til dem selv, daglig leder og leverandør/ansatt) og til lagring av sine avtaler. 
  • Gi da beskjed til daglig leder. 

Ansatte trenere

Daglig leder har det formelle arbeidsgiveransvaret for alle typer ansatte (inkl. trenere) i Sagene IF: 

  • Signere på alle arbeidsavtaler. 
  • Sørgerfor utbetaling av lønn
  • Sørge for ykresskadeforsikring, pensjon, ferie, og innrapportering til offentlige.  

Gruppelder har arbeidslederansvaret for sine trenere: 

  • Rekruttere, kurse og følge opp egne trenere. 
  • Bestemme arbeidsoppgaver og tidsbruk, og følge opp dette. 
  • Forhandle fram en arbeidsavtale basert på klubbens mal (kun det i rødt som kan endres). 
  • Sender arbeidsavtalen til digital signering i Penneo til gruppeleder (seg selv), daglig leder og treneren. 

Lønnsutbetaling:

  • Før lønn utbetales må politiattest, arbeidskontrakt og skattekort/frikort være i orden. 
  • Gruppelder sender godkjente timelister fra alle trenerne til daglig leder innen den 10. hver måned. 
  • Lønn utbetales den 15.hver måned.
  • Treneren får lønnsslipp på epost direkte fra Sagene IF, denne er kryptert og låses opp med de 5 siste siffer i trenerens kontonummer. 

Bruk av anlegg

Du finner all info om alle anleggene klubben bruker, inkmludert banekalendere, på våre nettsider under "våre anlegg". 

 

Nøkler og nøkkelkort: 

  • Alle gruppeledere får nøkkelkort/nøkkel til klubbhuset, Bjølsenhallen og Bentsebrua. 
  • Det er også kodebokser med nøkkelkort/nøkkel utenfor alle anleggene. 
  • Det er admin ass Elisabeth i adminsitrasjonen som haransvar for nøkler og nøkkelkort. 

Utstyrslager: 

  • Klubben har tildelt allt grupper egne lager i de anleggene de trener i. 
  • Gruppene har selv ansvaret for å organisere, fordele og holde orden i sine egne lagre.
  • Ved behov for mer lagerplass kan daglig leder kontaktes, men det påpekes at klubben har lagt mindre lagerplass enn det vi har behov for. 

Booking av møterom i klubbhuset og Bjølsenhallen: 

  • Gruppene kan booke tid til arrangementer, møter, kurs, sosiale samlinger, avslutninger (Det er trangt om passen, så book i god tid)
  • Alle gruppeledere kan booke tid i kalenderne for møterommene i sin konto i google workplace. 
  • Du kan også booke tid ved å fylle ut skjemaene nederst på sidene her: 
  • Det koster ingenting for våre grupper. 
  • Ta kontakt med admin ass Elisabeth ved spørsmål. 

Garderobene i klubbhuset: 

  • Det er 4 stk vanlige garderober og 2 stk dommergarderober i klubbhuset. 
  • Garderobene er åpne for alle å bruke, og det er ikke noe booking til vanlig. 
  • Om gruppene har kamper eller arrangementer der det er behov for å booke garderobene, så ta kontakt med admin ass Elisebeth. 

Arrangementer:

  • Oslo idrettskrets fordeler tid til arrangementer i helgene i alle kommunale anlegg, etter søknad fra særketsene.
  • Dette kalles arrangementsfordelingen, les om den her: https://www.idrettsforbundet.no/idrettskrets/oslo/idrettsanlegg/idretthaller/
  • Det betyr at våre grupper må søke om tid til sine arrangementer via sin særkets, og de aller fleste særkretser sender ut epost til gruppelederne med info om dette i god tid før sesongen. Det er sjelden man ikke får innvilget tid til arrangementer. 
  • Sagene IF kan benytte all tid som er ledig etter arrangementsfordelingen, og det er mye ledig tid utenom selve vintersesongen (høstferien - påskeferien), ta kontakt med daglig leder hvis du ønsker å booke ledig tid.

Treningstider: 

  • Det er Oslo idrettskrets som har ansvar for tildeling av tider i alle kommunale anlegg (alle anlegg vi bruker).
  • Du finner info om tildelingsprosessene og kriteriene for de ulike anleggstypene her: https://www.idrettsforbundet.no/idrettskrets/oslo/idrettsanlegg/
  • Fordelingsprosessen kort oppsummert: idrettskretsen fordeler tid til særkretsene, særkretsene fordeler denne tiden på sine klubber. 
  • De ulike særkretsene har ulike fordelingskriterer, men felles for alle er at barn og ungdom prioriteres før kl. 20, og at antall medlemmer og antall lag påmeldt i serier teller mye. 
  • Gruppestyrene fordeler den tiden de får på sine lag/grupper. 
  • Sagene IF disponerer all tid som særkretsene ikke bruker i alle anlegg. 
  • Dette betyr at alle våre grupper får tildelt sine treningstider i sine primæranlegg av sin særkrets, og ikke fra Sagene IF. 
  • Det er noen unntak fra dette: 
    • Sagene IF disponerer all tid på Bjølsen kunstgres som vinteren (1.11.-31.03). 
    • Sagene IF tennis søker om tid på Voldsløkka tennisbaner direkte til Bymiljøletaten. 
    • Sagene IF får, som nabolagsklubb, tildelt noe ekstra tid i alle innendørsanlegg, dette er tid som skal brukes til å starte opp ny aktivitet for ban/ungdom eller til inkluderingstiltak som støttes av Oslo idrettskrets. 
    • Tiden i gymsalene (se under). 

Gymsalene: 

  • Det er skolen selv som bestemmer hvem de vil låne ut til, men barn og ungdom har førsteprioritet.
  • Sagene IF søker tid i alle gymsalene på alle nærskolene (Bjølsen, Fernanda, Nordpolen, Sagene, Lilleborg).
  • Sagene IF søker samlet for klubben, vi søker for kommende skoleår innen fristen 1. juni.
  • Klubben får svar på alle søknadene ila sommeren. 
  • Intern fordeling av tid:
  • Gruppene søker til styret om tid i gymsalene innen 1. august.
  • Gruppelederne får info om dette på epost fra daglig leder ila sommeren (så snart vi har fått tidene). 
  • Fordelingskriterier: 
    1. Grupper som ikke har noe annet sted å trene om vinteren (rugby, tennis,landhockey, fotball når vinterbanen ikke fungerer)
    2. Grupper som ikke har plass nok til sine barn og ungdom i øvrige inneanlegg (håndball, innebandy, turn)

Overnatting i klubbhuset eller Bjølsenhallen: 

Det er mulig å overnatte i klubbhuset for egne lag og for klubber/lag vi har på besøk. 

Grupper som ønsker dette må sende epost til daglig leder senest 4 uker før overnattingen. 

Daglig leder må sende inn melding om overnatting til Oslo kommune 3 uker i forveien, og informere Securitas. 

 

Krav:

  • Det må være minimum 1 voksen over 18 år som er våken brannvakt hele natten,
  • Nattevaktene må ha fått opplæring i brannrutinene for anlegget. 
  • Overnattingen skal ikke være til hinder for annen aktivitet i hallen. 
  • Det skal ryddes opp. 
  • Gruppestyret skal være informert. 

Drift av anlegg:

  • Sagene IF drifter alle anleggene vi bruker for Oslo kommune v/Bymiljøetaten, du finner driftsavtalene til alle våre anlegg her. 
  • Det er vår drifstavdeling som har ansvar for at klubben overholder forpliktelsene i driftsavtalene, du finner info om dem her. 
  • En melder fra om feil og manger i anleggene ved å sende epost (gjerne med bilde) til anlegg@sageneif.com.
  • Det er driftsleder eller daglig leder som skal ha kontakten med Bymiljøetaten og som melder feil/mangler videre til dem. 

Nettsiden og sosiale medier

Nettsiden (www.sageneif.no):

  • Daglig leder er ansvarlig redaktør for sageneif.no
  • Gruppene har ansvar for å oppdatere og redigere sine sider på sageneif.no. 
  • Gruppestyrene vedtar hvem som skal ha redigereingstilgang for sine sider, vedtaket sendes til daglig leder som sender innlogging til disse. 
  • Alle med tilgang kan også legge ut nyhetssaker fra sin idrett på forsiden. 

Sosiale medier: 

  • Sagene IF har profil på Facebook og på Instagram, daglig leder er ansvarlig redaktør for disse. 
  • Gruppestyrene kan ha medredaktører på disse profilene som kan legge ut nyheter fra sin idrett. 
  • Gruppestyrene vedtar hvem som er medredaktører fra sin idrett, vedtaket sendes til daglig leder som gir disse redaktørtilgang. 
  • Grupper og lag kan få ta over klubbens Istagram profil hvis de skal spille viktige kamper, reise på tur e.l, da må gruppeleder ta kontakt med daglig leder. 

Husk! 

Det er strenge regler for bilder av barn! Les om det her. 

Kommunikasjon med styret

Du finner oversikt over styrets medlemmer, møteplan og protokoller her. 

 

Gruppeldermøter:

  • Styret vil invitere alle gruppeledere på 3 årlige gruppeledermøter
  • Øvrige gruppestyremedlemmer er også velkommen på møtene ved behov.
  • Gruppelederen får referat fra møtene på epost. 
  • Gruppeledermøter i 2025/2026: 
    • 29. april 2025 kl. 18 på klubbhuset
    • 7. oktober 2025 kl. 18 på klubbhuset 
    • 3. februar 2026 kl. 18 på klubbhuset 

Leverandører

Sagene IFs leverandører: 

  • Torshovsport - Idrettsutstyr
  • Eureca - Kioskvarer
  • Norgesgruppen - Dagligvarer/kioskvarer
  • Varoma - Kaffemaskiner og kaffe/kakao
  • Pizzabakeren - Pizza
  • Infinitum - Pant
  • Superinvite - Påmeldingssystem samlinger/cuper
  • Clas Ohlson - Diverse
  • Staples - Kontorrekvisita
  • Telenor - Telefon, sentralbord, nettverk
  • Google workplace - Epost, arkiv, kalendere mm.
  • Penneo - Digital signering og avtalearkiv
  • Advania - Printere, infoskjermer, projektorer, PCer, kassesystem
  • Renhold - Toma AS
  • Sparebank 1 - Bank
  • NHO- forsikring - Forsikringer
  • Storebrand - Pensjon
  • Vipps og Nets - Betalingsløsninger
  • Web-faktura - Fakturering 

Kontaktinfo

Styret - Du finner kontaktinfo til styrets medlemmer her. 

Ansatte - Du finner oversikt og kontaktinfo til alle ansatte her. 

Gruppene - Du finner oversikt og kontaktinfo til alle medlemmer av de ulike gruppestyrene her. 

Ofisielle kontaktpunkter - Se her.